Ajouter un e-mail et ses pièces jointes
La suggestion automatique de dossier
Quand vous ouvrez un e-mail dans l'add-in Outlook (un seul e-mail à la fois, hors sélection multiple), Primmo recherche le dossier auquel il se rattache probablement. Ce calcul se refait à chaque fois que vous passez à un autre e-mail.
Si ce dossier a déjà été lié à cet e-mail, ou déjà validé par vous auparavant, Primmo le sélectionne et rattache automatiquement l'e-mail et ses pièces jointes, sans confirmation à donner.
Sinon, si Primmo repère un dossier probable différent de celui actuellement sélectionné, il affiche une suggestion : une pastille « proposition IA » avec le nom du dossier prédit.
Vous pouvez accepter la suggestion pour rattacher l'e-mail à ce dossier, ou l'ignorer et choisir vous-même un autre dossier.
Verser l'email à Primmo
Ajouter un email permet de le fournir dans le contexte dossier pour Primmo, améliorant ainsi la qualité des réponses futures sur ce dossier.
Pour attacher un ou plusieurs e-mails au dossier sélectionné :
Dans Outlook, sélectionnez l'e-mail ouvert, ou plusieurs e-mails dans la liste (avec Ctrl/Cmd + clic ou Maj + clic).
Choisissez le dossier voulu dans Primmo.
Cliquez sur l'action Ajouter un e-mail (ou Attacher l'e-mail).
Chaque e-mail sélectionné est enregistré et associé au dossier ; il sera disponible en contexte dans le chat et dans la liste des e-mails du dossier.
Un indicateur (par ex. « Email attaché ») confirme que l'e-mail a bien été ajouté au dossier.
Primmo n'attache jamais un e-mail à un dossier tout seul : l'action Ajouter un e-mail (ou Attacher l'e-mail) reste nécessaire, même avec la synchronisation Outlook active. Synchroniser l'historique (voir Activer la synchronisation Outlook) importe uniquement les e-mails des six derniers mois dans Primmo ; elle ne les associe à aucun dossier.
Si l'ajout groupé de plusieurs e-mails affiche le message « Failed to fetch », le serveur n'a pas réussi à attacher les e-mails sélectionnés. Vérifiez d'abord dans la liste des e-mails du dossier si certains sont malgré tout apparus, puis attachez un par un ceux qui manquent plutôt qu'en sélection groupée. Contrôlez aussi la section Connexions du menu Paramètres : si votre logiciel de rédaction d'actes y apparaît déconnecté, reconnectez-le (voir Connecter Primmo à votre logiciel de rédaction d'actes (LRA)). Si le message persiste après ces vérifications, contactez le support Primmo (voir Demander de l'aide).
Les emails détectés à la sélection d'un dossier
Quand vous sélectionnez un dossier, Primmo recherche automatiquement les e-mails et pièces jointes de votre boîte qui semblent correspondre à ce dossier. S'il en trouve, une notification s'affiche pendant environ 8 secondes en indiquant le nombre d'e-mails et de pièces jointes détectés.
Cette notification propose deux actions :
Vérifier ouvre la fenêtre de validation pour choisir précisément ce qui doit être rattaché au dossier.
Accepter tout rattache directement tous les e-mails et pièces jointes détectés au dossier, sans les verser à votre logiciel de rédaction d'actes.
Si vous ne cliquez sur aucune des deux actions avant la fin de la notification, Primmo rattache automatiquement tous les e-mails et pièces jointes détectés au dossier, comme si vous aviez cliqué sur Accepter tout.
La fenêtre de validation des emails détectés
La fenêtre Validation des emails détectés, ouverte via Vérifier, liste chaque e-mail détecté avec son sujet et un aperçu du corps du message.
Chaque e-mail est précédé d'une case à cocher, cochée par défaut : décochez-la pour l'exclure du rattachement.
Sous chaque e-mail, ses pièces jointes apparaissent aussi avec une case à cocher, cochée par défaut, et peuvent être renommées directement dans la fenêtre.
Décocher un e-mail décoche automatiquement toutes ses pièces jointes.
Cocher une pièce jointe recoche automatiquement l'e-mail auquel elle appartient.
Si votre étude utilise iNot ou un autre LRA, une case Verser les pièces jointes à [outil] est proposée, cochée par défaut, pour envoyer aussi les pièces jointes retenues vers votre logiciel de rédaction d'actes.
Un seul bouton, Terminer, valide la sélection et rattache au dossier les e-mails et pièces jointes restés cochés.
Verser les pièces jointes
Verser les pièces jointes permet de les fournir dans le contexte dossier pour Primmo, améliorant ainsi la qualité des réponses futures sur ce dossier.
Renommer
Vous pouvez renommer les documents (modifier leur intitulé) pour mieux les identifier.
Depuis l'encart d'ajout de l'email vous avez accès à la liste des pièces jointes pour les renommer.
Saisissez le nouveau nom et validez.
Le nouveau libellé est pris en compte immédiatement dans la liste et les recherches.
Si le LRA est connecté
Lorsque la connexion au LRA (iNot ou autre) est active, des options supplémentaires peuvent apparaître.
Option de verser au logiciel de rédaction d'actes (iNot / Genapi, Signature par Fiducial)
Une option Verser au LRA peut être proposée pour envoyer les documents ou métadonnées du dossier vers le sous-classeur ou l'espace correspondant dans iNot.
Sélectionnez cette option puis choisissez le sous-classeur (sous-dossier) de destination dans la liste proposée.
Validez le versement.
Ainsi les documents traités dans Primmo sont répercutés dans votre outil LRA au bon endroit.
Nom du fichier versé au LRA
Primmo adapte le nom de chaque document versé à votre LRA pour qu'il soit accepté, quel que soit le nom que vous lui avez donné :
les lettres accentuées sont remplacées par leur lettre simple et les apostrophes par une espace ;
les barres obliques deviennent des tirets, et les autres caractères spéciaux (« », deux-points...) sont retirés ;
le nom est limité à 100 caractères, extension comprise, sans jamais couper l'extension ;
un nom qui ne contient que des caractères spéciaux est versé sous le nom
document.
Le nom affiché dans Primmo reste celui que vous avez saisi : seul le nom du fichier versé au LRA est adapté.
Problème connu : iNot peut refuser d'ouvrir un document versé par Primmo si le fichier porte l'extension
Les documents peuvent mettre quelques minutes à apparaître dans votre logiciel de rédaction d'actes, en fonction de la vitesse de traitement par votre logiciel de rédaction d'actes.