Dans Primmo, un dossier correspond à une affaire ou un dossier de travail. Le sélectionner permet d'accéder à son contexte (documents et e-mails), de fournir ce contexte à votre assistant lors de vos demandes, et d'effectuer des actions rapides (collecte, versement des documents et des emails). Ce chapitre explique comment sélectionner un dossier, lire l'icône de liaison au LRA et comprendre l'indicateur de statut.
Bouton "Sélectionner un dossier"
Depuis l'interface du complément (Outlook ou Word) ou de l'application web, un bouton "Sélectionner un dossier" (ou libellé proche) ouvre le panneau ou la fenêtre de recherche de dossiers.
Cliquez sur ce bouton pour afficher la liste de vos dossiers et en choisir un, ou en créer un nouveau si l'option est disponible.
Si vous êtes connecté à votre LRA, vous pourrez importer votre dossier depuis votre LRA.
Une fois un dossier sélectionné, il reste le dossier "courant" jusqu'à ce que vous le fermiez en cliquant sur la croix ; toutes les demandes que vous ferez à Primmo prendront ce dossier comme contexte.
Primmo ne sélectionne pas automatiquement le dossier de votre LRA à votre place, y compris pour une demande de copie d'acte. Le choix du dossier reste une étape manuelle : vous devez le rechercher et le sélectionner vous-même avant de lancer l'action voulue.
Les menus « Emails » et « Formalités »
Dans le menu de gauche, les entrées Emails et Formalités s'activent dès que vous sélectionnez un dossier : elles affichent les emails et les formalités du dossier courant. Tant qu'aucun dossier n'est sélectionné, elles apparaissent grisées et ne s'ouvrent pas.
Pour y accéder :
Cliquez sur Sélectionner un dossier et choisissez votre dossier.
Cliquez sur Emails ou Formalités dans le menu de gauche.
Sur la version web, le menu de gauche s'affiche réduit à ses icônes. Survolez-le pour afficher les libellés, ou cliquez sur le bouton « Garder le menu ouvert » en haut du menu pour le laisser déplié.
Rechercher avec le nom du dossier
Dans le panneau de sélection :
Utilisez le champ Rechercher et saisissez tout ou partie du nom (intitulé) du dossier.
Un dossier Primmo correspond en général à un sous-dossier dans votre LRA (logiciel de rédaction d'actes) lorsque la connexion LRA est active : la recherche peut afficher à la fois les dossiers déjà importés dans Primmo et, si applicable, les sous-dossiers disponibles sur le LRA (iNot).
Les résultats se mettent à jour au fil de la saisie. Sélectionnez le dossier voulu dans la liste.
Quand votre recherche correspond à plus de dossiers du LRA que la liste n'en affiche, Primmo l'indique sous les résultats, par exemple « 20 dossiers sur 134 — affinez votre recherche » : précisez l'intitulé pour faire apparaître le dossier voulu.
Si votre LRA ne répond pas, Primmo affiche « iNot ne répond pas : vos dossiers iNot n'ont pas pu être recherchés. » (ou Fiducial) : seuls vos dossiers Primmo sont listés. Réessayez un peu plus tard.
Si aucun LRA n'est connecté à l'étude, Primmo l'indique par « Aucun logiciel de rédaction n'est connecté à l'étude. »
La recherche fonctionne uniquement par nom de dossier. Elle ne prend pas en charge le numéro de dossier : saisir un numéro ne renverra aucun résultat. Pour retrouver un dossier, utilisez son intitulé tel qu'il apparaît dans votre LRA ou dans Primmo. La recherche par numéro de dossier n'est pas disponible aujourd'hui ; si vous en avez besoin, faites-en la demande via Demander de nouvelles fonctionnalités.
Distinguer deux dossiers qui portent le même nom
Sous le nom de chaque dossier de votre LRA, Primmo affiche son numéro de dossier et, lorsque le LRA le fournit, le clerc en charge (ou à défaut le notaire), par exemple « N° 2600718 · Sophie ARNOUX ». Ce numéro apparaît :
dans les résultats de recherche et dans vos dossiers récents ;
dans la fenêtre « Lier à mon logiciel » ;
dans l'en-tête du dossier sélectionné, à côté de son nom.
Avant de sélectionner ou d'importer un dossier, vérifiez son numéro lorsque plusieurs dossiers portent le même nom. Une fois le dossier choisi, le numéro affiché dans l'en-tête vous permet de confirmer que vous travaillez sur le bon.
Un dossier ouvert dans Kivia n'apparaît pas dans Primmo
Si un dossier que vous voyez comme ouvert dans Kivia ne remonte pas dans la recherche de dossier de Primmo, vérifiez ces points dans l'ordre.
Recherchez par nom, pas par numéro. Comme indiqué ci-dessus, saisir un numéro de dossier ne renvoie aucun résultat : utilisez l'intitulé du dossier.
Vérifiez qu'aucun collègue n'a verrouillé le dossier dans iNot ou Genapi. Un dossier réservé à l'usage exclusif d'un seul utilisateur reste invisible pour Primmo, même si l'étude a autorisé Primmo comme partenaire. Demandez à ce collègue de retirer le verrou, ou partagez le dossier avec les autres utilisateurs autorisés de l'étude.
Vérifiez que le compte CRPCEN connecté a accès à ce dossier. Primmo ne peut lister que les dossiers auxquels le numéro CRPCEN renseigné a droit dans votre LRA. Demandez à un administrateur d'étude de contrôler les droits du dossier directement dans iNot ou Genapi.
Vérifiez que la connexion LRA est active, dans Paramètres > Connexions. Un indicateur rouge signale une connexion iNot devenue inactive : suivez les étapes de la section Si vous utilisez iNot de l'article Connecter Primmo à votre logiciel de rédaction d'actes (LRA) pour la rétablir.
Si le dossier reste introuvable après ces quatre vérifications, contactez le support Primmo pour une vérification à distance, en précisant le nom du dossier et votre LRA (iNot ou Fiducial). Voir Demander de l'aide.
Sélectionner ou importer
Sélectionner : cliquez sur un dossier dans les résultats pour le choisir comme dossier courant.
Importer : si le dossier n'existe pas encore dans Primmo mais existe dans le LRA, une option Importer ou Nouveau dossier peut permettre de le créer dans Primmo (ou de l'associer). Suivez les libellés de l'interface pour importer ou créer un dossier.
Une fois le dossier sélectionné (ou importé puis sélectionné), il est utilisé pour le chat, les documents et les actions rapides.
L'icône de liaison au LRA
Lier un dossier non lié à votre LRA
Un dossier peut exister dans Primmo sans être encore rattaché à votre LRA (iNot ou Fiducial). Primmo affiche alors un bouton « Lier à mon logiciel » à côté du nom du dossier, si votre étude est connectée à un LRA.
Cliquez sur « Lier à mon logiciel » pour ouvrir la fenêtre de recherche.
Recherchez le dossier correspondant dans votre LRA par son nom ou son numéro.
Sélectionnez le dossier trouvé pour le lier au dossier Primmo actuel. Chaque résultat affiche son numéro et son clerc (ou son notaire) pour vous aider à choisir le bon.
Une fois la liaison faite, le dossier bascule automatiquement en dossier iNot/Fiducial : ses documents se synchronisent avec votre LRA et le bouton « Lier à mon logiciel » disparaît.
- Si le dossier du LRA choisi est déjà lié à un autre dossier Primmo, Primmo vous en informe et vous indique le dossier existant plutôt que d'effectuer la liaison.
Si votre étude utilise un LRA (iNot ou Fiducial), l'icône du dossier sélectionné indique s'il est lié à celui-ci :
Icône verte (dossier avec coche) : le dossier est lié à votre LRA. Elle affiche "Lié à iNot" (ou Fiducial) au survol.
Icône ambre : le dossier n'est pas lié à votre LRA. Elle affiche "Non lié à iNot" au survol.
Cette icône apparaît dans l'en-tête du dossier sélectionné et dans le panneau de recherche de dossiers.
Les actions qui dépendent de la synchronisation avec le LRA, comme la synchronisation des fiches de vigilance, la collecte, le versement de documents ou l'actualisation d'un document depuis le LRA, sont disponibles uniquement pour les dossiers liés.
Lier un dossier existant à votre LRA
Un dossier créé directement dans Primmo (sans passer par le LRA) n'est au départ rattaché à aucun logiciel de rédaction d'actes. Vous pouvez le lier à iNot ou Fiducial après coup, sans avoir à le recréer.
Ouvrez le dossier concerné, puis choisissez l'option de liaison au LRA.
Indiquez la référence attendue selon votre LRA (identifiant iNot ou identifiant Fiducial).
Primmo rattache le dossier et lance automatiquement la synchronisation des fiches correspondantes depuis votre LRA.
Un dossier déjà lié à un LRA ne peut pas être relié une seconde fois : Primmo affiche un message indiquant qu'il est déjà rattaché.
Cette liaison est distincte du simple renommage d'un dossier : elle déclenche la synchronisation complète avec votre LRA.
Comprendre l'indicateur de statut
Un indicateur de statut peut afficher un compteur du type x / y à côté du dossier (ou dans la zone documents).
Lisez-le comme : "documents prêts / documents présents".
y= nombre de documents présents dans le dossier Primmo (importés / versés).x= nombre de documents déjà traités par Primmo (analysés / indexés), donc utilisables par l'assistant.
Comment l'interpréter
x = y: tout est prêt.x < y: certains documents sont encore en cours de traitement.Vous pouvez déjà travailler avec ceux qui sont traités.
Attendez que le compteur progresse si vous avez besoin des autres.
Exemple
3 / 10: 10 documents sont dans le dossier.3 documents sont déjà analysés.
7 documents sont encore en attente.
Le compteur peut évoluer pendant une synchronisation LRA (import en cours). Si le compteur reste bloqué longtemps, fermez puis rouvrez le dossier, ou relancez l'import/versement si l'option existe.