Dans la liste des documents, le nom affiché n'inclut pas l'extension du fichier (
.docx...). Un document Primmo peut en effet correspondre à deux fichiers : le dépôt d'origine et le PDF que Primmo en construit. L'extension apparaît au moment du téléchargement, sur le format choisi.
Faire analyser les documents du dossier
Primmo ne répond qu'à partir des documents analysés. Au-dessus du chat et dans l'onglet Documents, un bandeau indique l'avancement, par exemple « 3 analysé(s) sur 10 documents », puis « Tous les documents sont analysés » une fois terminé.
Les fichiers que vous ajoutez au dossier sont analysés automatiquement.
Les documents qui proviennent de votre logiciel de rédaction d'actes (LRA) sont analysés à votre demande : cliquez sur Tout analyser dans le bandeau, ou sur Choisir... pour sélectionner les documents à analyser, puis Analyser la sélection.
Suivre l'import depuis le LRA
Pendant l'import des documents de votre LRA, le bandeau affiche « Import en cours : X / N documents ». Si un collègue a déjà lancé l'import du même dossier, vous suivez son import en cours.
Quand il n'y a rien à importer, le bandeau l'indique aussitôt :
« Ce dossier ne contient aucun document dans le LRA. »
« Tous les documents du LRA sont déjà dans Primmo. »
« Les documents sélectionnés ne sont plus dans le LRA. Actualisez la liste. » : rouvrez la sélection pour voir les documents présents dans le LRA.
Le compteur n'avance pas
Fermez puis rouvrez le dossier, puis cliquez sur Tout analyser.
Vérifiez que la connexion à votre LRA est active, dans la section Connexions du menu Paramètres, et qu'aucun collègue n'a verrouillé le dossier dans iNot ou Genapi. Voir Connecter Primmo à votre logiciel de rédaction d'actes (LRA).
Si le compteur reste bloqué sur tous vos dossiers, la cause est le plus souvent une interruption du service de votre LRA (par exemple iNot) : réessayez quelques heures plus tard. Vous pouvez aussi signaler l'interruption à votre éditeur de LRA.
Si le compteur reste bloqué sur un seul dossier après ces vérifications, contactez le support en précisant le nom du dossier et votre LRA : voir Demander de l'aide.
Taille des fichiers
Fichiers joints directement dans le chat : jusqu'à 50 fichiers à la fois, de 30 Mo et 200 pages maximum chacun. Pour des fichiers plus volumineux ou plus nombreux, ajoutez-les dans l'onglet Documents du dossier.
Un fichier refusé indique la limite dépassée et sa propre valeur, par exemple « Le fichier dépasse la limite de 200 pages (231 pages). Ajoutez-le via l'onglet Documents. » Pour un fichier Word, Excel ou PowerPoint, la limite porte sur le PDF que Primmo en tire : le message précise alors « une fois converti en PDF ».
Fichiers ajoutés dans l'onglet Documents : jusqu'à 32 Mo par fichier. Au-delà, Primmo refuse le fichier avant l'envoi, par exemple « Le fichier « acte.pdf » dépasse la limite de 32 Mo (51 Mo). Compressez-le ou envoyez-le en plusieurs parties. » Les autres fichiers de votre sélection sont envoyés normalement.
Quand une partie de votre sélection n'a pas pu être ajoutée, Primmo indique le nombre de fichiers ajoutés et nomme chaque fichier écarté avec sa raison, par exemple « 2 fichiers ajoutés. Non ajoutés : « acte.pdf » (déjà dans le dossier), « pieces.zip » (archive trop volumineuse). » Les raisons possibles sont : déjà dans le dossier, archive trop volumineuse, archive illisible, format non supporté et erreur d'enregistrement, réessayez.
Fichiers que Primmo ne peut pas convertir dans le chat : un fichier dont Primmo ne peut pas tirer de PDF, par exemple un e-mail glissé depuis Outlook sous forme de fichier
.msgou.eml, est refusé. Sa pastille passe en rouge et indique « Primmo ne lit pas encore ce format, par exemple un email glissé depuis Outlook. Pour un email, ouvrez-le dans Outlook puis ouvrez le volet Primmo : il est ajouté au chat. » Pour verser un e-mail et ses pièces jointes au dossier, voir Verser les emails et pièces jointes au dossier.Pièce jointe d'un e-mail lue directement par Primmo : jusqu'à 200 pages et 30 Mo. Au-delà, ajoutez le fichier au dossier pour qu'il soit analysé.
Archives (zip, rar, 7z, tar) : Primmo extrait les fichiers d'une archive ajoutée au dossier ou versée depuis un e-mail dans la limite de 500 éléments (dossiers compris), 200 Mo une fois décompressée, 30 Mo par fichier et 3 niveaux d'archives imbriquées. Au-delà de l'une de ces limites, ou si l'archive est illisible, Primmo la refuse et ne crée aucun document. Quand la pièce jointe refusée provient d'un e-mail, le message nomme la pièce jointe et son e-mail : désélectionnez-la puis validez à nouveau.
Documents scannés : un scan sans texte reconnaissable (PDF image) n'est pas renommé automatiquement quand vous le versez depuis Outlook. Activez la reconnaissance de texte (OCR) sur votre copieur pour obtenir des PDF avec texte.
Télécharger un document dans son format d'origine
Primmo convertit en PDF les fichiers Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx) et OpenDocument (.odt, .ods, .odp) pour les analyser. Le document reste disponible dans son format d'origine en plus de sa version PDF.
Pour le télécharger :
Survolez le document dans la liste : des pastilles de format apparaissent (par exemple Word et PDF).
Cliquez sur la pastille correspondant au format souhaité pour lancer le téléchargement.
Sur un écran étroit, ou si vous préférez passer par le menu, ouvrez le menu … du document : les mêmes formats sont proposés à côté de l'action Télécharger.
Si le document ne dispose pas d'un original distinct de son PDF (par exemple un scan déjà déposé en PDF), seule la pastille PDF est proposée.
Un fichier est introuvable ou inaccessible
Si un fichier que vous savez présent dans votre dossier n'apparaît pas dans Primmo, ou que Primmo refuse de l'ouvrir, vérifiez les points suivants avant de contacter le support.
Vérifiez le fichier directement dans votre logiciel de rédaction d'actes (LRA). Confirmez qu'il existe bien à cet endroit, dans le bon dossier, et qu'il n'a pas été déplacé, renommé ou supprimé côté LRA.
Notez le message d'erreur exact affiché par Primmo, s'il y en a un. Le libellé précis aide à identifier la cause (fichier verrouillé, format non pris en charge, document trop volumineux, etc.).
Vérifiez le nom exact du fichier. La recherche de documents ne fonctionne que sur le nom : une orthographe différente, un tiret ou une extension manquante peut suffire à ne rien retourner.
Essayez depuis un autre appareil ou une autre application (le complément Outlook, le complément Word, l'application web). Si le fichier apparaît ailleurs, le problème vient probablement de l'appareil ou de l'application où il manque.
Reconnectez-vous à Primmo, ou reconnectez le LRA depuis Paramètres > Connexions, pour relancer la synchronisation. Voir Connecter Primmo à votre logiciel de rédaction d'actes (LRA).
Vérifiez si le fichier ou son dossier est verrouillé pour l'usage exclusif d'un autre utilisateur dans iNot ou Genapi. Un verrou bloque aussi l'accès de Primmo. Retirez le verrou ou partagez le dossier avec les autres utilisateurs autorisés de l'étude.
Si le fichier reste introuvable après ces vérifications, contactez le support Primmo en précisant le nom exact du fichier, le dossier concerné, le message d'erreur éventuel et votre LRA (iNot ou Fiducial). Voir Demander de l'aide.
D'autres blocages touchent un dossier entier plutôt qu'un fichier précis (dossier verrouillé, droits d'accès, connexion LRA inactive) : voir la section Dossiers trouvés mais documents non téléchargeables de l'article Connecter Primmo à votre logiciel de rédaction d'actes (LRA).