Primmo consulte votre calendrier Outlook, et également les calendriers partagés de votre étude : calendrier d'accueil, calendrier de rendez-vous, calendrier d'un collaborateur.
Deux conditions sont nécessaires, et la seconde est celle qui surprend le plus souvent.
1. Activer la synchronisation Outlook
La consultation des calendriers repose sur la synchronisation Outlook de votre étude. Elle se configure une fois, au niveau de l'étude, et n'est pas à refaire ensuite.
2. Nommer le calendrier dans votre demande
C'est le point essentiel.
Sélectionner un calendrier partagé dans vos paramètres le rend consultable par Primmo. Cela n'en fait pas le calendrier consulté par défaut.
Lorsque vous ne précisez rien, Primmo consulte votre propre calendrier. Pour qu'il consulte un calendrier partagé, indiquez l'adresse e-mail de ce calendrier dans votre demande.
Une demande formulée « les disponibilités du calendrier partagé » porte sur votre calendrier personnel. C'est la cause la plus fréquente d'un résultat vide ou d'un message d'erreur alors que tous vos réglages sont corrects.
Formulations qui fonctionnent
« Quelles sont les disponibilités de [email protected] la semaine prochaine ? »
« Trouve un créneau d'une heure commun à [email protected] et à moi-même jeudi. »
« Quels rendez-vous figurent sur [email protected] demain ? »
Vous pouvez nommer plusieurs adresses dans une même demande pour croiser les disponibilités.
Niveaux de partage : disponibilités ou détail des événements
Ce que Primmo vous restitue dépend du niveau auquel le calendrier vous est partagé dans Outlook.
Partage au niveau « Disponibilité uniquement » — Primmo vous indique les créneaux libres et occupés. C'est suffisant pour placer un rendez-vous.
Partage au niveau « Tous les détails » — Primmo vous restitue en plus l'objet des événements et leurs participants.
Lorsque le niveau de partage ne permet pas d'accéder au détail, Primmo vous répond avec les disponibilités et vous signale que l'accès au détail n'est pas ouvert. Le titulaire du calendrier relève alors le niveau de partage dans Outlook, et le détail devient accessible à la demande suivante.
Ce réglage appartient à Outlook et au titulaire du calendrier. Il ne se modifie pas depuis Primmo.
Si le résultat ne correspond pas à vos attentes
Vérifiez que vous avez bien indiqué l'adresse e-mail du calendrier dans votre demande, et non sa description.
Vérifiez l'orthographe exacte de cette adresse.
Si Primmo vous restitue des disponibilités là où vous attendiez le détail des événements, demandez au titulaire du calendrier de relever le niveau de partage dans Outlook.
Si le sujet persiste après ces trois points, écrivez-nous à via le menu Aide & Support en indiquant l'adresse du calendrier concerné et la formulation employée.